Recuerda siempre estos 4 TIPS básicos que te permitirán gestionar proyectos y llevarlos a un feliz término: Tip 1: Por más que planees, no hay plan que se cumpla La planeación se fundamenta en el principio de Elaboración Progresiva. Esto quiere decir que nosotros planeamos con lo que conocemos. Por esta razón, lo primero que debes establecer es un acuerdo entre las partes interesadas sobre las variables que hoy son conocidas y aquellas que son desconocidas, reconociendo oportunamente los alcances imprecisos que cuando sean aterrizados, podrán impactar la triple restricción del proyecto (alcance, tiempo y costo). Tip 2: Un plan, no es un acuerdo unilateral Elaborar el cronograma, el presupuesto, el análisis de requerimientos o cualquier otro documento que forma parte del plan del proyecto, no es tarea única del Líder de Proyecto y su Equipo. Un proyecto nos involucra a todos (cliente, contratista, interventoría) y por lo tanto, todos tenemos roles y responsabilidades que deben ser claramente definidos. Comprender entre todas las partes involucradas, las actividades predecesoras que no están bajo nuestro control, debe ser un objetivo primordial para establecer en conjunto, las condiciones que vamos a dar como ciertas para propósitos del plan y que, de no cumplirse, los objetivos del acuerdo podrán verse afectados. Tip 3: Menos cantidad, más calidadGerenciar Proyectos! ¡NO es simplemente llenar formatos! No es cuestión de tomar guías de proyectos mundialmente reconocidas como recetas de cocina y estructurar documentos de planeación sin entender la razón de ser de los mismos. Recuerda la planeación como un acuerdo sobre todo lo fundamental del proyecto. Por lo anterior, busca garantizar cero ambigüedades al menos en las siguientes: – Supuestos: En el mundo ideal, ¡ojalá! todo dependiera de nosotros mismos para asegurar el cumplimiento de los objetivos de la triple restricción. En el mundo Real, siempre tendremos dependencias externas que no están bajo nuestro control. Estructura condiciones ciertas para propósitos del plan sobre la base de supuestos que sean evidentes en el cronograma y el presupuesto del proyecto. Como el plan jamás se cumple, debemos evaluar si uno de los supuestos acordados no se cumplió durante la ejecución para tener argumentos que permitan soportar causas de las desviaciones con respecto al plan. – Restricciones: A diferencia de los supuestos que tienen que ver con riesgos, las restricciones ya son hechos al momento de estructurar el Plan. Habitualmente cuando decimos: “¡nos cambiaron las condiciones!’’ es porque una de las restricciones se modificó durante la ejecución. Por lo tanto, debemos ser muy claros en todo lo que limita las opciones del proyecto como por ejemplo: horarios de trabajo, normatividad, recursos disponibles, entre otros, para que en caso de que cambien, tener argumentos para evidenciar causas de la variación. – Requerimientos: El 99% de los problemas en los proyectos se dan por las fallas en la comunicación. El diferencial asociado con lo que una persona explica y lo que la otra persona entiende puede generar muchos reprocesos y falsas expectativas. Realizar mesas de trabajo tempranas que permitan alinear el entendimiento de los requerimientos entre las partes precisando criterios de aceptación de todos los entregables previo a su ejecución, te será de mucha ayuda para validar el cumplimiento con el cliente. – Hitos: Evita errores comunes de contratación tales como simplemente acordar el plazo total de ejecución del contrato. Definir unos Hitos como entregas significativas del proyecto a lo largo del tiempo, te permiten garantizar que un contratista incremente la pendiente de productividad del proyecto desde el principio hasta el fin. Caso contrario, otorgamos la libertad para que el contratista ejecute el cronograma por fechas tardías con cero holguras que evidenciarán buen desempeño al principio del proyecto acumulando trabajo al final que será imposible de realizar. – Riesgos: Asegúrate de dimensionar los riesgos y acotar su alcance claramente. Los presupuestos y tiempos estimados para darle respuesta a un riesgo en caso de que se materialice, debe ser presupuestado con un alcance acordado. Si un riesgo es encontrar un tubo durante una excavación, la acción de moverlo es distinta dependiendo de si es de ½’’ o de 40’’. Tip 4: Más líder, menos gerente Procura realizar un acuerdo siempre sobre la base del código de ética, responsabilidad social y profesional soportado sobre pilares como: transparencia (todo por encima de la mesa y para todos los involucrados), honestidad (hacer valer nuestra palabra), respeto (cortesía como seres humanos y profesionales) y confianza (ser capaces de aceptar nuestras propias equivocaciones). Como líderes buscamos fomentar las interacciones entre las personas sobre valores que hagan de un grupo de personas, un equipo de proyecto. Trabajar con confianza, fomentará las comunicaciones face 2 face, optimiza tiempos, trámites y facilita acuerdos cuando los planes no se cumplan. Recuerda como hace unos años, nuestros abuelos negociaban fincas a palabra. Así las cosas, recuerda estos TIPS de planeación sencillos que te serán de gran utilidad al momento de elaborar el plan.