Si estás acá sin duda alguna es porque eres un apasionado e interesado en diferentes temas asociados con la Gestión de Proyectos y sobre todo esquemas que busquen simplemente alcanzar procesos de certificación en Project Management. Hemos diseñado este artículo porque queremos explorar y ofrecer herramientas clave que te permitirían entender un poco más ciertos conceptos claves que hacen parte de la Dirección de Proyectos, y que por supuesto están alineados y enfocados un poco más en la perspectiva de un Examen PMP®. La forma de abordar el presente artículo parte de la forma en que están estructuradas las preguntas del examen PMP®, veamos un ejemplo de una de ellas. Un líder del proyecto ha estado trabajando en un proyecto durante seis mese. En medio del proyecto el patrocinador le ha solicitado el último reporte de estado del proyecto. A la semana siguiente te reuniste con él evidenciando su inconformidad, puesto que el informe no incluía lo que el patrocinador había solicitado. El Líder de Proyecto debe revisar de inmediato lo sucedido, ¿qué documento debería ser revisado de inmediato? a) Registro de interesados b) Plan de gestión de las comunicaciones c) Mapa de canales e interdependencia en la comunicación d) Análisis de los interesados Sin duda tenemos cuatro opciones que son bastante semejantes, porque todas tienen en cierta forma relación, lo importante en este caso es entender muy bien lo que están preguntando. Para ello, empezaremos por explicar el papel de cada uno de estos documentos dentro de la Gestión de Proyectos y finalizamos extendiendo una invitación para revisar nuestro video explicativo en nuestro canal de Youtube, donde nuestro experto en Gerencia de Proyectos explica de forma más profunda cuál es la respuesta correcta para una pregunta como estas. Sin más rodeos empecemos entendiendo qué significa cada uno de estos términos y la importancia que abarcan en la Gestión de Proyectos. Registro de interesados La gestión de los interesados o Stakeholders del proyecto, es un proceso que buscar recopilar entre otras cosas, los requisitos de comunicación. En otras palabras y en el marco de esta pregunta en particular: ¿qué información requiere conocer un Interesado?, es una respuesta que debe verse reflejada en el Registro de Interesados. El responsable de gestionar este registro es el Gerente de proyectos a través de su equipo de trabajo, quienes se encargan de documentar toda la información relacionada con los datos de contacto de cada uno de los interesados, sus requerimientos, expectativas, evaluación de su grado de influencia, interés y su posición frente al proyecto (ya sea a favor o en contra). Plan de gestión de las comunicaciones Si el Registro de Interesado captura el ‘’¿qué información desea conocer el interesado?’’, este plan recoge estos requisitos para determinar la estrategia de comunicación: ‘’¿cómo se va a comunicar lo que el interesado está solicitando?’’. Es decir, en este plan establecemos: formatos, frecuencias, medios, canales, infraestructura, modelos y métodos de comunicación. Para llevar a cabo una correcta gestión de comunicaciones, El PMBOK® representa 3 procesos efectivos:

1. Planificar la Gestión de las Comunicaciones: Analizar las necesidades de información de los interesados y definir la forma en la cual se van a abordar las comunicaciones con ellos.
2. Gestionar las Comunicaciones: Este proceso abarca la creación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final de la información del proyecto.
3. Controlar las Comunicaciones: Durante esta fase se debe monitorear y controlar las comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, para que de esta forma, se asegure que las necesidades de información de los interesados en el proyecto se están cumpliendo de la forma esperada.

Mapa de canales e interdependencia en la comunicación Esto es un ejemplo de respuesta que no está relacionada en ningún aparte del PMBOK® pero que pueden confundir al momento de responder la pregunta. Simple, si nunca lo has escuchado, descartalo como opción en el marco del examen. Análisis de los interesados El análisis de los stakeholders es una herramienta y técnica para su identificación y la comprensión de sus necesidades. Comúnmente es utilizado para identificar a todas las partes clave interesadas (primarias y secundarias) en el proyecto. El objetivo del análisis de los interesados es interactuar con ellos para capturar necesidades, deseos y expectativas. En el marco de las preguntas del examen, reconocer las diferencias entre entradas, herramientas y salidas es crucial al momento de dar la respuesta. Si te gustó este artículo y deseas conocer más a fondo los conceptos de esta pregunta así como conocer su respuesta, te invitamos a que veas el video en nuestro canal Youtube y compruebes si estás en lo correcto. En nuestro canal además podrás encontrar toda la información relacionada con la gestión de proyectos, elementos básicos para gestionar la herramienta MS Project, tips de expertos para Project Managers y las experiencias de todos nuestros colegas directores de proyectos.