Hola colega, estoy feliz de tenerte una vez más en mi blog, en esta ocasión quiero que veamos y tratemos algunas preguntas de examen de certificación PMP® y suelen ser a veces lo que se llama “Tricky questions”. Si tu eres una de las personas interesadas y próximas a adquirir la certificación, este artículo es de gran apoyo para reforzar conceptos asociados con la estrecha relación existente entre la gestión de los interesados y gestión de requisitos. Para entender lo anterior, hagamos el ejercicio con una pregunta tipo examen PMP®: Usted está trabajando en un proyecto de diseño y desarrollo de software para lanzar un nuevo producto al mercado. Le quedan solo 20 días para finalizar el proyecto y se están teniendo demasiados conflictos entre los usuarios, el cliente, el patrocinador, el director del proyecto, el gobierno y los miembros del equipo de trabajo. ¿Qué debería haber realizado primero para mitigar este tipo de conflictos? a) Definir los requerimientos y expectativas de todos los interesados. b) Identificar a todos los interesados. c) Gestionar la matriz de conflictos para realizar un análisis causa raíz del problema. d) Contratar un coach que evalúe los canales de comunicación y proponga acciones de mejora. Analicemos cada una de las opciones para saber cuál es nuestra opción indicada: a) Definir los requerimientos y expectativas de todos los interesados: si bien es cierto, aparentemente es una labor crucial para evitar conflictos, recuerden que el Líder de Proyectos no define requerimientos, su función, es trabajar con el equipo para recopilarlos y alinear el entendimientos de los mismos entre las partes interesadas previo a la ejecución. b) Identificar a todos los interesados: En el marco de la pregunta, una inadecuada identificación de las partes interesadas podría verse reflejada en la ausencia de algún involucrado clave que no se conectó con el proyecto en el momento previo a la ejecución de los entregables asociados a cada requerimiento. Esto regularmente genera conflictos por la cantidad de reprocesos requeridos al momento de querer incorporar requisitos a entregables ya desarrollados.. c) Gestionar la matriz de conflictos para realizar un análisis causa raíz del problema: El adecuado registro de dificultades o inconsistencias por parte del Líder de proyecto sirve como herramienta para divulgar y comunicar lo que está sucediendo con el proyecto, esto asegura que los problemas que están planteados, puedan ser investigados y resueltos de la forma más rápida y eficaz. Pero entonces, esta puede ser una acción que nos permita trabajar sobre los conflictos existentes y no como una acción proactiva que los evite. d) Contratar un coach que evalúe los canales de comunicación y proponga acciones de mejora: para nadie es un secreto que una sesión de Coaching resulta significativamente útil en el proceso de mejora de ciertas competencias y habilidades profesionales, para el caso de la resolución de problemas o inconvenientes en la ejecución de un proyecto, un coach permite al líder ser consciente de cómo son sus conversaciones y cómo se comunica con los involucrados del proyecto. Por un lado, la sesión de coaching es un proceso mediante el cual un director de proyecto con más experiencia orienta y guía a otro líder de proyecto de menor experiencia sobre cómo debe enfrentar ciertas situaciones; es decir tratan temas más puntuales y de aplicación específica. Con estas definiciones y breve mirada de todas las opciones, sin duda podemos resolver esta pregunta como un experto en la gerencia de proyectos, te invitamos a que veas nuestro video “Q1 PREGUNTA TIPO EXAMEN PMP® GESTIÓN DE INTERESADOS” en nuestro canal de Youtube, allí te ayudaremos a entender mejor cuál es la respuesta indicada para esta pregunta y por qué deberíamos elegir esta opción. Recuerda que en nuestro canal de Youtube puedes encontrar no solo este video, sino muchos más relacionados con la Gerencia de Proyectos, funciones del Project manager y algunas de nuestras clases para que conozcas nuestra metodología. Si te gustó este artículo, inscríbete a nuestro newsletter para que te vuelvas parte de la comunidad Souza y recibas contenido único y especial.