Un Registro de Supuestos, permite llevar la trazabilidad de todas las hipótesis que damos como ciertas para propósitos de planeación, y que, de no cumplirse, podrán materializar amenazas que comprometerán los objetivos de alcance, cronograma y costos del proyecto.

La gran mayoría de proyectos, están inmersos en dependencias externas, las cuales, son actividades predecesoras que deben ser ejecutadas, para liberar impedimentos y bloqueantes que forman parte de la ruta crítica del proyecto y que no se encuentran bajo nuestro propio control.

Es clave evidenciar de manera transparente, todo lo que no controlamos y dejarlo como premisa en las estimaciones de tiempo y costos del proyecto.

Muchos de estos supuestos dependen de factores fuera de nuestro control: trámites aduaneros, disponibilidad de recursos externos, tiempos de aprobación, clima, etc. Documentarlos, y sobre todo, darles trazabilidad, permite anticipar los impactos de su posible incumplimiento y prepararnos con respuestas o reservas adecuadas.

Establece el metalenguaje del supuesto para eliminar ambigüedades, imprecisiones y lo que puede ser peor, la redacción del supuesto como si fuera un riesgo.

 

Metalenguaje: Estructura de redacción del supuesto

Condición – Sujeto – Hipótesis – Consecuencia

  • Condición: ¿En qué momento o evento aplicará este supuesto?
  • Sujeto: ¿Quién o qué está involucrado?
  • Hipótesis: ¿Qué asumimos como cierto?
  • Consecuencia: ¿Qué pasa si no se cumple?

Ejemplo:

  • Condición: Cuando el material importado llegue a puerto.
  • Sujeto: La Aduana.
  • Hipótesis: No tomará más de 15 días hábiles para su nacionalización.
  • Consecuencia: Caso contrario, el despacho podrá verse impactado, ocasionando demoras en el inicio del proyecto.

Supuestos ≠ Riesgos, pero se relacionan íntimamente

Una mala práctica común es confundir supuestos con riesgos. Un supuesto es una hipótesis necesaria para planificar; un riesgo es la posibilidad de que esa hipótesis no se cumpla (o se cumpla diferente). La gestión profesional según PMI-RMP® implica convertir estos supuestos críticos en insumos para el proceso de identificación y análisis de riesgos.

 

Sugerencias prácticas para gestores de riesgos

1. Integra el registro de supuestos en tus sesiones de identificación de riesgos.

2. Haz visible el listado de supuestos en todos los entregables de planificación.

3. Revisa y actualiza el registro en cada revisión de riesgos: los proyectos cambian, y los supuestos también.

4. Entrena a tu equipo en el uso del metalenguaje para evitar la subjetividad y las interpretaciones erróneas.

 

Documentar supuestos no es solo una práctica alineada al PMI; es un acto de transparencia, madurez y liderazgo en la gestión de proyectos. Hacerlo bien puede ser la diferencia entre reaccionar a los problemas y anticiparse a ellos. Recuerda: los supuestos no gestionados son “riesgos ocultos” que tarde o temprano se materializan.

Si buscas ir más allá de la teoría, te invito a vivir este #ProyectoDeCertificación con Grupo Souza . Prepárate con nosotros para alcanzar tu certificación como PMI-RMP (Risk Management Professional).

Contácteme si deseas ser parte.