Un consejo vital para realizar la gestión del Cronograma de un proyecto
¿Te has preguntado en cuantas ocasiones has desarrollado el cronograma de un proyecto y en menos de nada, debes actualizado?
A pesar de que todo cronograma requiere un proceso de actualización, no es común que deban ser actualizados de inmediato.
Dentro de mi experiencia gestionando proyectos, he identificado las siguientes causas que derivan cambios incontrolados en los cronogramas:
- Unas son las personas que planean y otras son las que ejecutan.
Es bastante común observar que las empresas cuenten con programadores de proyectos expertos en el uso de herramientas computacionales. Sin embargo, acaparar el ejercicio de programación basado en el conocimiento del programador, es una equivocación desconociendo que el verdadero conocimiento lo tiene el equipo.
- Carencia de trazabilidad entre las actividades del cronograma, los supuestos, requerimientos, riesgos y dependencias externas.
Regularmente estamos acostumbrados a programar las actividades que estás asociadas con el alcance del trabajo que hacemos y esto es lo aparentemente obvio. Sin embargo, nuestros proyectos, siempre están asociados con dependencias externas o actividades predecesoras que no están bajo nuestro propio control y que, de no cumplirse en los términos asumidos, se presentarán afectaciones en la ruta crítica. Es por esto, que incluso dichas tareas deben ser incorporadas al cronograma y ser hipervinculadas con el registro de supuestos y riesgos.
- Metodologías inapropiadas e inexistentes para gestionar cronogramas.
Los cronogramas deben estar acotados por un ciclo de vida en donde sean definidos sus entregables, herramientas e involucrados para asegurar la gestión del mismo. Es muy común encontrar proyectos con avances en su ejecución y sin líneas base de cronograma aprobadas por las partes.
El Plan Gestión del Cronograma:
Desarrollar un plan de gestión del cronograma que establezca la metodología, parámetros a seguir y sobre todas las cosas, los lineamientos y criterios de aceptación de cada uno de los entregables asociados con la construcción, mantenimiento y actualización de la programación. Entre los aspectos a considerar en la elaboración del plan, deberían ser incluidos:
- Memoria descriptiva del cronograma.
Documento que soporta las bases a través de las cuales se elabora el cronograma
- Registro de supuestos asociados con las actividades del cronograma
- Definición de dependencias externas y mandatorias relevantes
- Matríz RACI definiendo el involucramiento de los stakeholders con la gestión del cronograma
- Criterios de iniciación y cierre de las fases del ciclo de vida del proyecto
- Alcance de las reuniones periódicas de revisión y actualización del cronograma
- Bases para el cargue de los costos y criterios de causación de los mismos durante la ejecución
- Reglas de Valor Ganado que serán empleadas para evaluar el desempeño del cronograma
- Tipos de reporte del cronograma
- Glosario de términos empleados para describir las actividades del proyecto
- Métodos y bases de estimación de las duraciones del proyecto
- Métodos de programación empleados (ruta crítica y cadena critica)
- Criterios de actualización del cronograma
Con estos lineamientos definidos, serás capaz de dominar en gran parte los retos en la administración del cronograma siendo capaz de asociar los involucrados adecuados a las actividades del ciclo de vida de la programación.
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