Los 4 Tips para elaborar un Project Charter / Acta de Constitución del Proyecto
En mi opinión, el Project Charter o Acta de Constitución del Proyecto, es de las herramientas con mayor relevancia al momento de iniciar un proyecto. Lo anterior, no solamente por esbozar los objetivos más importantes del proyecto a fin de transmitirlos a los involucrados, sino que también, por todo lo que podremos expresar en ella al momento de recibir un proyecto.
En el mundo real, son muchos los retos e impedimentos que debemos gestionar al momento de iniciar un proyecto. Estos retos, regularmente dependen del contexto interno y externo de la organización, así cómo el tipo de proyecto que nos encontramos desarrollando.
A continuación, te relaciono 5 Tips que, desde mi experiencia, deben ser establecidos en el Project Charter para poder conducir algunos de los retos en la iniciación de cualquier proyecto:
TIP 1
Determina el nivel de ambigüedad del Proyecto
No todos los proyectos cuentan con requerimientos de la solución bien definidos. Por lo tanto, es ‘’clave’’ determinar el nivel de información de ‘’despegue’’ precisando todo lo que al momento de iniciar el proyecto es conocido y todo lo que falta por definir.
Dejar en el Charter documentado como anexo, el estado de la información requerida para iniciar el proyecto, te permitirá dejar en claro los riesgos y supuestos de no completarla en el momento pactado.
TIP 2
Definir y empoderar al líder de Proyecto
En ciertas organizaciones funcionales, el líder de proyecto carece de poder para tomar decisiones. Regularmente, lo anterior se debe a que el poder se concentra en departamentos funcionales que trabajan sobre procesos y acuerdos de niveles de servicio que comúnmente no se alinean con las prioridades de ejecución del proyecto.
Es por esto que ‘’rescatar’’ un poco de poder recomendando la estructura de gobierno para el proyecto desde el Charter, nos permitirá definir algunos criterios para la toma de decisiones que permitan ‘’soltar un poco la rienda’’ al momento de tomar decisiones.
Muchas veces, NO podemos esperar al comité de compras cada 15 días para atender requerimientos de alta urgencia para tu proyecto.
TIP 3
Identifica los riesgos iniciales del Proyecto
Es muy común que los lideres de proyecto ‘’caigamos en paracaidas’’ a un nuevo proyecto de la noche a la mañana. En mi experiencia, el 70% de los proyectos que no incorpora a los lideres de proyecto y a su equipo de trabajo durante la estructuración, materializan riesgos que comprometen la calidad, el tiempo y los costos estimados del proyecto al momento de ejecutarlo.
Por lo anterior, si el Sponsor quiere establecer metas del proyecto en el Charter, siempre recomiendo usar un pequeño registro de riesgos en este documento para reflejar muchos de los objetivos ‘’imposibles de alcanzar’’.
Firmamos un contrato para ejecutar el proyecto en 8 meses, cuando los registros históricos de proyectos similares, revelan una ejecución promedio de 15 meses.
TIP 4
Busca el compromiso de recursos para tu proyecto
Si bien es cierto, otros artefactos de gestión de proyectos nos permiten desarrollar la planeación de los recursos, todo proyecto siempre inicia con recursos preasignados. Ahora bien, muchas veces ya están comprometidos por otros proyectos y no están disponibles para la iniciación.
Es por esto que buscar la asignación previa desde el Charter y solicitar la firma de aquellos quienes son los dueños de los recursos, te permitirá tener un documento de soporte como garantía al momento de iniciar los esfuerzos de planeación.
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